Mucha gente da por sentado Google Drive. Guarde los archivos allí y recupérelos cuando sea necesario. Pero hay más en Google Drive de lo que parece. Aquí hay algunas características útiles que puede haber pasado por alto.
Encuentra archivos con la búsqueda avanzada
Cuantos más archivos cargue en Google Drive, más tendrá que navegar por ellos cuando sea necesario. Me alegro de que hayas progresado Opciones de búsqueda que facilitan la tarea.
CAUSA: Cómo buscar rápidamente en Google Drive
Ingrese una palabra clave o frase en el campo Unidad de búsqueda en la parte superior de la página principal. Luego haga clic en el icono Mostrar opciones de búsqueda a la derecha del cuadro de búsqueda.
Verá muchas opciones para encontrar sus archivos. Seleccione un tipo de archivo o propietario, use palabras clave en el archivo o nombre de archivo, seleccione una ubicación, seleccione una fecha de modificación o use cualquiera de los otros campos que ve.
Seleccione “Buscar” y luego vea los resultados. Si sabe en qué carpeta se encuentra el archivo, también puede ejecutar un buscar directamente desde la carpeta de Google Drive.
Enlace directo a archivos
Otra característica útil de Google Drive es obtener un enlace directo a su archivo. Puede hacer esto sin siquiera abrir el archivo. Luego guárdelo en sus notas para una referencia rápida o con un colaborador.
Haga clic derecho en el archivo y seleccione “Obtener enlace”.
Luego puede seleccionar “Copiar enlace” para colocar el enlace en su portapapeles y pegarlo donde desee. También puede usar este cuadro para compartir un enlace ingresando la dirección de correo electrónico de su contacto.
Use la sección Permisos generales en la parte inferior de la ventana determina quién puede abrir el archivo que contiene el enlace. Puede elegir “Restringido” para permitir el acceso solo a aquellos con los que comparte, o “Cualquiera con un enlace” para permitir que cualquier persona que haga clic en el enlace abra el archivo.
Trabajar con archivos de Microsoft Office
No necesita tener Microsoft Office para trabajar con archivos de Office si tiene Google Drive. Es posible que reciba un archivo de Word, Excel o PowerPoint que necesite ver o editar. Puede abrir estos archivos en la aplicación de Google correspondiente, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
CAUSA: Cómo descargar archivos y carpetas de Google Drive
Además, puedes cobrar Documentos de Docs, Sheets y Slides en formatos de Microsoft Office.
Abra un documento de Office cargándolo en Google Drive como cualquier otro archivo. Luego, haga doble clic o haga clic con el botón derecho, vaya a Abrir y elija entre Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
Cuando el archivo se abra en la aplicación correspondiente, verá en la parte superior el formato de archivo que desea guardar. Los cambios se guardan automáticamente y luego puede descargar el archivo en su formato original de Office.
Si tiene un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones que desea exportar y guardar En formato Office, esto es igual de fácil. Abra el documento y vaya a la pestaña Archivo. Vaya a Descargar y seleccione un formato en el menú emergente.
Administrar versiones de archivos
Puede administrar sus versiones y obtener un enlace al archivo sin abrirlo. Esta función funciona con archivos e imágenes PDF y Microsoft Office.
Haga clic derecho en el archivo y seleccione “Administrar versiones”.
Luego verá una ventana emergente con cada versión del archivo, incluida la versión actual.
Como se muestra en la parte superior de la ventana, la versión anterior se puede eliminar después de 30 días o 100 versiones guardadas. Si desea evitar perder la versión anterior, haga clic en los tres puntos a la derecha y seleccione “Conservar para siempre”.
Si hay una versión más nueva almacenada en su dispositivo que desea usar, seleccione “Enviar nueva versión”. Luego busque el archivo y seleccione “Descargar”.
Las otras dos acciones que puede realizar son eliminar o descargar cualquiera de las versiones que ve. Utilice los tres puntos a la derecha de la versión para seleccionar “Desinstalar” o “Descargar”.
Ver actividad, información y descripción del archivo
Aunque pueda parecer tan simple, mirar las funciones y la información del archivo puede ser exactamente lo que necesita hacer. Además, puedes aprovechar descripciones en Google Drive para agregar su propia información.
CAUSA: Cambiar el propietario de un archivo en Google Drive
Abra la barra lateral de información usando uno de los siguientes métodos:
- Haga clic derecho en el archivo y seleccione “Ver detalles”.
- Seleccione el archivo y haga clic en el ícono Ver detalles (letra minúscula “i”) en la esquina superior derecha.
- Seleccione el archivo, haga clic en los tres puntos en la parte superior y seleccione Mostrar detalles.
Luego verá una barra lateral con dos pestañas Información y Acciones. La información le permite ver el tipo de archivo, tamaño, dueño, Fecha de creación y más. En la sección Acciones, puede ver, por ejemplo, cuándo se ha subido el archivo o cuándo se ha editado.
Puede agregar una descripción al archivo usando la pestaña Detalles en la barra lateral. Ingrese el texto en el cuadro Descripción en la parte inferior y presione Entrar o Retorno. Esta es una buena manera de separar archivos con el mismo nombre.
Agregar comentarios a los archivos
Otra característica útil de Google Drive es la capacidad agregar comentarios a los archivos. Esto es útil para notas para usted o sus socios.
Abra el archivo en modo de vista previa. Para hacer esto, seleccione el archivo y haga clic en el icono de vista previa (ojo) en la parte superior, o haga clic con el botón derecho y seleccione “Vista previa”.
Seleccione la parte del archivo que desea comentar, luego seleccione el ícono Comentar a la derecha o arriba.
Ingrese su comentario en el cuadro que aparece y haga clic en “Comentar”.
Tenga en cuenta que puede mencionar al socio con el símbolo @ (At) si lo desea. Como beneficio adicional, tiene la opción de dirigir su comentario a esa persona. Marque la casilla Asignar a y haga clic en “Asignar”.
Descargar archivos con la cámara del dispositivo móvil
Si usa la aplicación móvil Google Drive, tiene una característica adicional que puede facilitar la descarga. Puede usar la cámara de su dispositivo para guardar un archivo u otro objeto y descargarlo como archivo PDF (Android) o como imagen (iPhone).
CAUSA: Cómo subir archivos y carpetas a Google Drive
en Android
Abierto Aplicación Google Drive para Android y toque el signo más para descargar el archivo. Luego seleccione “Escanear”.
Toque el botón del obturador para escanear el elemento, luego use la marca de verificación para guardarlo. Puede volver a escanear si es necesario seleccionando el ícono de la papelera. Seleccione “Guardar”.
Elija una ubicación para guardar en Google Drive, luego toque “Guardar” nuevamente. Luego verá el archivo escaneado como un archivo PDF.
en el iPhone
Abierto Aplicación Google Drive para iPhone y toque el signo más para descargar el archivo. Luego seleccione “Usar cámara”.
Toque el botón del obturador para tomar una foto y toque “Usar foto” para cargarla. También puede volver a tomar la foto si es necesario seleccionando “Retomar”.
Después de unos momentos, verá sus fotos en Google Drive.
A veces, las características son obvias, especialmente si son las que usa con frecuencia. Pero luego hay otros que no te das cuenta que existen y que serían muy útiles. Con suerte, al menos una de estas funciones de Google Drive te será útil.
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