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Cómo hacer que Slack sea menos molesto y más productivo en el trabajo

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Russel Handorf dice hay un sonido que no le sorprendería escuchar en sus pesadillas: el inconfundible golpeteo de la aplicación de chat Slack en el lugar de trabajo.

Handorf, ingeniero de una empresa de tecnología con sede en San Francisco, dice que recibe al menos mil notificaciones al día a través de los canales y espacios de trabajo de Slack. Está tan acostumbrado a recibir notificaciones de Slack que cuando la aplicación Slack de su esposa suena desde casa, tiene una reacción visceral.

«Es como el sonido de la batería de un detector de humo que se apaga», dice.

Pero Handorf admite que no ha investigado lo suficiente sobre cómo cambiar la configuración de Slack.

Handorf no está solo. Durante la pandemia, cada vez más personas confiaron en los servicios de mensajería digital como Slack para colaborar y comunicarse con colegas. Más de dos años después, se han convertido en herramientas habituales de trabajo. Según datos de la empresa de investigación IDC, Slack es una de las cuatro mejores aplicaciones de colaboración en el lugar de trabajo, junto con aplicaciones de Microsoft, Google y Zoom. Pero muchos usuarios de Slack se quejan de que las alertas constantes, impulsadas por mensajes directos a comentarios en chats grupales que mencionan sus nombres, han creado una sensación de urgencia y estrés. Y algunos dicen que está provocando que los empleados «notifiquen fatiga». trate de seguir las discusiones en diferentes canales y grupos.

Pero las personas pueden encontrar alivio con algunos ajustes. Y si todo lo demás falla, los expertos en el lugar de trabajo dicen que los usuarios siempre pueden confiar en una solución de baja tecnología: apague su dispositivo.

Aquí hay algunas formas en que los empleados pueden hacer que Slack sea menos caótico.

Una de las formas más fáciles de seguir conversaciones es organizar una barra lateral que aparece en el lado izquierdo de la pantalla y te ayuda a navegar por los canales, controlar las publicaciones, las menciones y los hilos.

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«Queremos que más personas estén en lugares felices», dijo Jaime DeLanghe, director sénior de gestión de productos de Slack. «Pero primero debemos asegurarnos de que los compañeros de trabajo no estén… haciéndoles ping todo el día o que no tengan listas de canales inmanejables».

Puede ordenar los canales (haga clic en los tres puntos al lado de «canales») alfabéticamente por actividad reciente o prioridad, con los canales más utilizados en la parte superior de la lista. También puede agrupar canales relacionados haciendo clic con el botón derecho en un canal específico y seleccionando «mover a una nueva sección». Por ejemplo, los usuarios pueden querer secciones separadas para canales relacionados con diversión, comunicación interna o proyectos de equipo.

Silenciar, pausar o establecer el horario de apertura de las notificaciones

Silenciar canales y conversaciones y establecer tiempos de notificación también puede ayudar a reducir el estrés.

Puede cambiar la configuración general de notificaciones en «Configuración». Cambie la configuración para que solo reciban alertas mediante mensajes directos o cuando se mencionen nombres o ciertas palabras clave, o bien elija no recibir ninguna alerta.

Puede ajustar la misma configuración, menos las palabras clave de definición, para canales individuales, que también se pueden silenciar. Los canales que están silenciados se ubican debajo de los canales que reciben algunas o todas las notificaciones. También permanecen en gris o se ponen en negrita cuando llegan nuevos mensajes.

Los tiempos de No molestar permiten a los usuarios establecer días y horas en los que no desean recibir notificaciones. Durante este tiempo, Slack muestra una pequeña «z» junto a los nombres de los usuarios para indicarles a los demás que no están disponibles. Los usuarios también tienen la opción de pausar las notificaciones o actualizar su estado durante un cierto período de tiempo en cualquier momento.

Finalmente, puede cambiar el sonido del pincel de toque a otras configuraciones, incluidos «ding», «plink» o un sonido que dice «hummus» en la configuración de notificación. También puede configurar sonidos especiales para distinguir diferentes notificaciones.

Integra aplicaciones para que se sincronicen

Slack ofrece una lista de aplicaciones que se pueden integrar con su servicio, incluidos Zoom y Webex, software de marketing y ventas HubSpot y calendarios de Google y Microsoft. Las integraciones pueden ayudar a los usuarios a administrar múltiples servicios y mantener a los compañeros de trabajo actualizados sobre lo que está sucediendo.

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Puede iniciar una reunión de Zoom a través de Slack o ver quién está en la llamada de Zoom antes de unirse. La integración de su calendario de trabajo con Slack actualizará automáticamente su estado para mostrar cuándo está en reuniones programadas.

Los usuarios también pueden automatizar algunas tareas.

Los empleados que necesitan información específica regularmente pueden crear encuestas o mensajes automatizados para educar a sus colegas sobre lo que se necesita. Por ejemplo, el personal de TI puede querer saber cuál es el problema, su nivel de urgencia y otros detalles técnicos. En ese caso, pueden crear un flujo de trabajo, representado por un ícono de rayo, que dirige a las personas a un formulario de solicitud de TI dentro de Slack.

«Si… la gente envía muchos comentarios… y nunca tiene toda la información correcta, crea mucho ruido”, dijo DeLanghe. «Con un generador de flujo de trabajo, puede combinar eso en un solo marco».

Puede configurar mensajes personalizados que reciben los colegas cuando se unen al canal y configurar recordatorios diarios automáticos para reuniones periódicas.

Utilice atajos de teclado para acelerar la navegación

Slack ofrece varios métodos abreviados de teclado que pueden acelerar la navegación a medida que se lo notifican diferentes espacios de trabajo y conversaciones.

Puede cambiar rápidamente entre conversaciones escribiendo comando + K en Mac o control + K en Windows y escribiendo el nombre o el canal de la persona. Y puede cambiar entre espacios de trabajo con algunas teclas de acceso rápido.

  • En una Mac, presione comando + shift + para ir al espacio de trabajo anterior en la lista [. On Windows, hit Control + shift + tab.
  • To go to the next workspace on a Mac, press command + shift + ]. En Windows, presione Control + tabulador.
  • Puede saltar a un espacio de trabajo específico en una Mac presionando Comando + números del uno al nueve, que están vinculados al orden en que se enumeran los espacios de trabajo. Al escribir el número uno, se pasa al primer espacio de trabajo. Puede hacer lo mismo en Windows escribiendo control + número de área de trabajo.
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Mira cuánto tiempo pasas

Los trabajadores deben entender cómo usan su tecnología para aprovecharla al máximo, dicen los expertos que estudian el estrés en el lugar de trabajo y la tecnología.

Mindy Shoss, profesora asistente de psicología en la Universidad de Florida Central, recomienda hacer una auditoría del tiempo durante una o dos semanas para ver en qué pasa su tiempo. Ajuste si es necesario.

“¿Cómo se usa Slack? Cuando llegan estos mensajes, ¿te dan pausa, te ayudan o te dan dolor de estómago? Podría significar que tienes que hacer un cambio”, dijo.

Eso podría significar seguir las normas del equipo, tal vez solo ciertos mensajes sean urgentes, o solo en ciertos momentos, dijo Shoss. También dijo que los trabajadores deben saber cuándo revisan su Slack, si es lo último que miran antes de acostarse, y qué efecto puede tener en los niveles de estrés. Crea reglas para ti mismo que te ayudarán a administrar mejor tu técnica y tu trabajo, dijo.

Recuerde que también necesita tiempo para recuperarse y desconectarse del trabajo, algo que a algunos empleados les resulta más difícil en entornos de trabajo híbridos y remotos.

Adam Chati, miembro visitante de la Escuela de Salud Pública TH Chan de Harvard, dijo que los trabajadores que no se dan el tiempo suficiente para desconectarse pueden sufrir «tecnoestrés», lo que en realidad puede hacerlos menos comprometidos y productivos. Para evitar esto, sugiere establecer períodos de tiempo completamente separados del trabajo y las tecnologías del lugar de trabajo. Tómese el tiempo para relajarse, lo que puede aumentar su energía.

«Si siempre estamos conectados, estamos muy estresados», dijo. Los empleados deben esforzarse por «dejar de trabajar y relajarse».

Patricio Arocha

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