Muchos extranjeros que vienen a vivir o invertir en Costa Rica deciden o son aconsejados que montar una empresa es la mejor manera de operar y proteger su inversión aquí. Hay muchas razones por las que deciden seguir adelante, pero iniciar un negocio, abrir una cuenta bancaria u obtener protección de activos parecen ser las más comunes. El proceso inicial de iniciar un nuevo negocio es simple, pero eso no significa que las personas entiendan todos los detalles y obligaciones adicionales que vienen con lo que es correcto para sus propósitos específicos.
Los tipos de negocios más populares y comunes son “Sociedad Anónima o SA’. y “Sociedad de Responsabilidad Limitada o Limitada”. También existen otros tipos de sociedades que son: 1. Empresa Individual de Responsabilidad Limitada, 2. Sociedad en Nombre Colectivo, 3. Sociedades en Comandita, que son sociedades anónimas y 4. Sociedad Civil o Sociedad Civil. Este tipo de empresas rara vez se utilizan porque no distinguen entre las deudas de la empresa y las de los accionistas.
Otro tipo de estructura que también se puede utilizar aquí es que aquellos que poseen un negocio existente fuera de Costa Rica, como en Panamá, Canadá o los Estados Unidos, opten por abrir una sucursal en el país. De acuerdo con los artículos 5 y 226 del Código de Comercio, deben mantener el mismo nombre, tener una identificación comercial costarricense y también tener un representante legal designado localmente. La apertura de una sucursal debe hacerse a través de un notario público costarricense, lo que requiere prueba de la existencia de la empresa en otro país.
Sociedad Anónima o SA es equivalente a una corporación regular en los Estados Unidos y estructuras similares en otros países. Se puede utilizar legalmente en cualquier actividad permitida en el país. Un aspecto importante es saber que este tipo de empresas tienen derechos y responsabilidades separadas de sus directores o representantes legales. Después del registro de la empresa, las acciones pueden transferirse a cualquier otra persona o entidad mediante la validación de los certificados de acciones y la anotación requerida en un libro legal, pero esto ahora está sujeto a una nueva regulación, como se explica más adelante.
El registro de una nueva SA requiere que un notario público costarricense (que también debe ser abogado en el país) redacte los estatutos en un documento público. Para comenzar, se necesitan al menos dos accionistas y la designación de al menos cuatro directores, que son el presidente, el secretario, el tesorero y el director financiero. Después de la incorporación, una acción puede convertirse en propiedad de una sola persona si es necesario; los cambios en los estatutos también requieren la aprobación de al menos el 51% de los accionistas con derecho a voto para que entren en vigor.
En algunos casos es posible encontrar sociedades SA con directores designados cuyos actuales accionistas ni siquiera saben quiénes son. La razón es que probablemente solo una o dos personas solicitaron la constitución de una sociedad de responsabilidad limitada y los otros directores adicionales fueron designados con la ayuda de un notario público o personal similar. En este caso, es importante asegurarse de que estos otros directores no tengan ningún tipo de poder notarial. Los accionistas pueden destituir a los directores designados y nombrar nuevos, pero los cambios requieren una inscripción adicional en el registro de la empresa.
La Sociedad de Responsabilidad Limitada o las LLC pueden ser una mejor opción. Este tipo de estructura suele recomendarse porque, además de proporcionar la misma división de responsabilidades, la autoridad de seguros y de control no necesita tener directores, pero al menos un director. Ello no impide el nombramiento de directores adicionales en caso de ser necesario. En este tipo de sociedades, las acciones no pueden transmitirse por mera suscripción, ya que los demás accionistas tienen derecho de preferencia en todas las transmisiones de acciones.
Las sociedades limitadas son más fáciles de administrar y los cambios requieren el apoyo del 75% del poder de voto. También pueden otorgar poderes separados a otras personas, no solo a directores o supervisores. Usar una Corporación costarricense también es una herramienta que usan los no residentes para brindar servicios o administrar un negocio que no pueden establecer a su nombre sin un estatus legal. Muchos otros solo lo utilizan para mantener activos adquiridos con sus ahorros y dinero ganado en otro país, por lo que su empresa es pasiva fiscalmente.
El procedimiento básico para registrar correctamente una sociedad SA o Limitada es el siguiente:
1. El notario prepara los estatutos sociales, los cuales contienen el nombre, domicilio oficial, datos de identificación de los accionistas y el nombramiento de directores o directoras según el tipo de sociedad seleccionado.
2. El documento se envía para el registro en línea en el sitio web https://crearempresa.go.cr/, donde sólo un notario autorizado puede entregar el folleto básico. También se han completado los impuestos de matriculación y el pago de la publicación oficial.
3. En circunstancias normales, el proceso de registro demora entre 48 y 72 horas, a menos que haya correcciones en el registro.
4. Cuando se registra la empresa, se envía un documento electrónico al notario público, que muestra la información general y el código de la empresa o cedula Juridica dada y un número especial para la creación de documentos legales.
5. Tratándose de una SA, se crean tres Actas jurídicas: a) Asamblea Asamblea General o Asamblea General, b) Registro de Accionistas o Registro de Socios y c. actas de directorio o Actas de Junta Directiva. Lo mismo se aplica a Limitada, excepto que el tercer libro no requiere de actas de directorio por no tener directorio.
Después del registro, algunas obligaciones adicionales a tener en cuenta:
1. Registrar la sociedad como activa o inactiva ante la autoridad fiscal o Dirección General de Tributación.
2. A partir de 2017, el impuesto se denomina Impuesto a las Personas Jurídicas o Impuesto sobre Sociedades, que es un impuesto anual que grava la existencia de una empresa. El monto pagado a las empresas inactivas es de unos 69.000 puntos dobles (unos US$125 actualmente). Aumenta con las empresas activas en función de sus ventas anuales. Si este impuesto no se paga durante tres años consecutivos, el gobierno lo cancelará.
3. A partir de 2019 se debe realizar un informe denominado Informe Final de Beneficiario al Banco Central de Costa Rica. El presente informe tiene por objeto informar quiénes son los accionistas de la sociedad. Si la acción pertenece a otra entidad, se debe anunciar quiénes son los accionistas de esta otra empresa hasta llegar a las personas. El próximo informe se publicará en abril de 2021.
4. La nueva normativa entrará en vigor en marzo de 2021. Hay dos aspectos importantes de esta normativa que hay que tener en cuenta:
4.1 Todas las empresas no operativas deben presentar declaraciones de impuestos y declarar el monto del capital social y los activos que posee la empresa. Esto puede sonar ilógico, porque si la empresa está inactiva, el impuesto de alquiler es cero. Sin embargo, hay algo detrás de esto, es una forma de administrar las ganancias de capital. Si una entidad extinta vende tres terrenos, puede considerarse un negocio sujeto a ganancias de capital e impuestos sobre la renta.
4.2 La mayoría de las empresas inactivas tienen capital social pero también han adquirido activos tales como bienes raíces de mucho más valor, pagados con aportes de capital de los accionistas. En este caso, se recomienda seguir ajustando la base de capital de acuerdo al valor de la nueva propiedad adquirida. Esto ayuda a evitar que las autoridades fiscales asuman que las diferencias de valor podrían representar un “aumento injustificado de la herencia”.
Debido a las nuevas regulaciones con respecto al establecimiento de una empresa, muchos han decidido liquidar su empresa que opera en Costa Rica. Pero hay que tener en cuenta que se deben pagar impuestos de transferencia para poder transferir activos en nombre de los accionistas o de un tercero. También se debe tener en cuenta que si la propiedad está a nombre de una persona, es importante tener un testamento en Costa Rica que cubra la propiedad adquirida aquí. Mantener una corporación aún ofrece beneficios como proteger los activos de posibles responsabilidades personales o emitir poderes mediante la celebración de reuniones de accionistas en un país diferente, que también se pueden realizar virtualmente ahora. Sin duda, ayuda a atender cualquier necesidad urgente que pueda surgir cuando los propietarios no están en el país.
Sobre el Autor: Allan Garro se constituye como abogado y notario en 1996. Está especializado en derecho procesal, societario e inmobiliario. También se ha desempeñado como consultor legal externo del Congreso. Es autor de más de 100 artículos publicados en inglés y se le puede contactar en [email protected]
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